아무런 성과도 없이 미팅이 끝나고, 회의실을 나선다면 속이 편치않을 것이다. 더욱 불쾌한 것은, 무익한 대화가 될 것임을 알면서도 참석해야 할 때다.
당신이 미팅 제의를 하는 사람이라면, 그것은, 주도권을 쥐고 있다는 뜻이다. 즉, 시간을 낭비하지 않고 일을 먼저 진행할 수 있을지는 당신에게 달려있다.
그럼, 생산성 높은 미팅을 실현하기 위해 어떻게해야 할까?
1. 미팅에 앞서 참석자들에게 하고 싶은 이야기를 간결하게 정리한 메일을 보낸다
미팅 참석자에게 보내는 첫 번째 메일은, 프로젝트의 시작을 알리는 신호라고 생각. 본문 첫머리에는, 그 미팅의 목적과 일시나 장소등을 명기한다.
보내기 전에, 다음 사항에 주의하면서 다시 읽어보자. "이 메일은, 미팅 참석자들에게 필요한 정보를 전달했는가. 그들이 준비를 잘해서 참석하게 될 내용인가"
메일은 미팅에 대해 종합적으로 설명함과 동시에 간결해야 한다. 내용을 너무 가득 채우면, 읽는 사람은 중요한 정보를 찾아내기 어려워진다. 단락을 여러개로 나누거나 단락이 길어지지 않도록 하자. 간결한 내용이 여러 개의 단락으로 이루어져 있다보면, 쉽게 이해가 될 것이다. 분량을 줄이고 싶다면, 조목 조목 적어라.
2. 참석자에게 사전검토를 받는
참석자에게는, 미팅 전부터, 검토를 시작하도록 하자. 미리 보내는 메일에서, 몇 가지 질문을 던져, 이에 대해 검토해 사전에 답변해 달라고 부탁할 수도 있다. 이 경우 답신은 자신에게 직접 보내고, 다른 사람에게는 CC로 보내지 않도록 부탁하자.
생각을 공유할 때는, 많은 상대 때보다 한 사람이 더 거부감을 느끼지 않을 수 있다. 게다가 "모두에게 답장" 된 메일은, 대개 싫어한다. 받은 편지함이 여분의 메일로 가득 차지않기 때문에, 기뻐할 것이다.
3. 미팅의 취지를 미리 전달
각 참석자로부터, 사전에 질문한 질문에 대한 답변이 오면, 이것들을 모두 정리해 참석자 전원과 내용을 공유하자. 그 때에는, "중복을 피하기 위해, 일부를 할애하고 있습니다"라고 하는 주의 글도 써 넣어두자.
누구의 회답인지에 대해서는 명기하지 않는다. 이 단계에서 중시해야 할 것은, 다양한 의견이 있는 것이지 누가 무슨 말을 했느냐가 아니다.
이렇게 해서, 미리 참석자의 의견과 정보를 모아두면, 미팅에서 생기는 주고받음이 더 깊이 있게된다. 토대가 되는 의견을 이미 확인했기 때문에, 미팅에서는 보다 의미있는 대화를 나눌 수 있다.
4. 미팅 진행방법을 미리 제안해 둔다
미팅 전에, 논의를 어떻게 진행하고 싶은지에 대해서 설명해두자. 예를 들면, 사전 메일에서, "각 참석자가 질문의 선도역을 아래와 같이 할 것을 제안합니다"라고 써도 좋을 것이다.
사람은 주도권을 잡고 싶어하는 법이다. 이렇게 제안해 놓으면, 참석자들은 이 회의에서 뭔가 목적을 달성할 수 있을 것 같다는 확신을 갖게 된다. 이 같은 참여는 각자 미팅을 위해 준비하고 실제 대화에서도 적극적으로 참여하는 데 도움이 될 것이다.
5. 실전에서는 탈선하지 않도록 주의한다
아무리 미팅 방식이 확고하고 모든 것이 준비돼 있다 해도 탈선할 수 있다. 그러한 가운데, 다양한 아이디어가 생기는 것도 중요하지만, 눈앞의 과제에 집중하지 못하고 있을 가능성도 있다.
전략이나 입장을 명확하게 하는 것이 목적인데, 대화가 탈선해 버렸을 때는, 예를 들면 이런 식으로 물어보면 어떨까? "이런 논의는 우리의 전략과 입장을 밝히는 데 어떻게 도움이 될까요"
미팅을 이끄는 당신은 대화를 원활하게 하고, 목적을 달성할 책임이 있다. 질문을 던져 대화를 이끌어내고, 미팅 목표를 달성해보자.
자신이 주최하는 미팅이 생산적이 되도록, 참석자에게는 사전에 간결한 메일을 보내 둘 것. 그리고 참석자에게 미리 질문을 보내, 제대로 검토하도록 할 것. 어떤 흐름으로 미팅을 진행할 것인지, 사전에 제안해 둘 것. 미팅이 시작되면, 본래의 목적에서 탈선하지 않도록 대화를 잘 유도해 나가도록....
